|
Projekt 110
Vad gör jag när jag får meddelandet ”Projektet
upptaget av XX i rutin 000”?
Svar: Gå till rutin 883
Kontrollera projekt. Ange projektnumret och svara ja på frågan om du vill
frisläppa projektet. Projektet är sedan fritt att hanteras
igen.
Vad är det för skillnad på olika typer av
projekt?
Svar: Här följer en kort beskrivning av skillnaden
mellan olika projekt.
Löpande
räkning
Löpande räkning är när allt som rapporteras på
projektet efterhand blir fakturerat. I rutin 781 Projekttyper anges
Löpande på egenskapen Typ, och egenskapen Debiteras
markeras.
Löpande räkning med
takpris
Takpriset innebär att det totalt fakturerade
beloppet inte får överstiga ett givet värde, dvs. taket. I rutin 781
Projekttyper skapas projekttypen Löpande räkning med takpris, där Takpris
anges på egenskapen Typ. Det budgeterade debiterbara värdet som
registreras i rutin 110 är takpriset. Om det rapporterade värdet på
projektet understiger budgeterat, debiterbart värde ska det rapporterade
värdet faktureras. Om det rapporterade värdet på projektet överstiger det
budgeterade debiterbara värdet, ska det budgeterade debiterbara värdet
faktureras. För att få rätt värde på fakturan, måste slutavräkning göras i
rutin 130
Slutavräkning.
Anbud
Anbudsprojekt
används när det finns en överenskommelse med kunden, ett godkänt anbud, om
till vilket pris projektet ska faktureras. I rutin 781 Projekttyper skapas
projekttypen Anbud och på egenskapen Typ anges Anbud och egenskapen
Debiteras markeras. I rutin 110 registreras en eller flera debiterbara
rader utan kostnader, som tillsammans ska bli det överenskomna priset på
projektet. Övriga rader läggs upp som icke debiterbara rader, alltså
budgeterad kostnad på projektet. Under projektets gång sker rapportering
på de budgeterade kostnadsraderna. När projektet är slutfört ska de
debiterbara raderna rapporteras och sedan faktureras. Vid uttag av listan
Efterkalkyl i rutin 8020, visas täckningsbidraget för hela projektet, dock
inte på projektradsnivå.
Fast
pris
Fastprisprojekt bygger på en överenskommelse med
kunden om det totala priset på projektet. I rutin 781 Projekttyper
registreras projekttypen Fastpris. På egenskapen Typ anges Fast pris och
egenskapen Debiteras markeras. En artikelkod för Tillägg/Avdrag väljs. I
rutin 110 registreras alla rader som debiterbara (med både kalkylpris och
normalpris). Summan av radernas budgeterade debiterbara belopp blir det
fasta priset för hela projektet. Rapportering sker mot debiterbara rader.
Innan projektet faktureras ska slutavräkning göras i rutin 130
Slutavräkning. Här kommer det totala budgeterade värdet att räknas ihop,
dvs. vad som ska faktureras kunden. Om det rapporterade, debiterbara
värdet skiljer sig från budget skapas en korrigeringsrad med den
artikelkod som angetts för Tillägg/Avdrag på projekttypen. Vid uttag av
listan Efterkalkyl i rutin 8020, visas täckningsbidraget för projektet på
projektradsnivå.
Internprojekt
Internprojekt
används för att kunna följa upp de interna kostnaderna i företaget. Det
kan vara interna materialuttag, utställningar, mässor med mera. I rutin
781 Projekttyper registreras projekttypen Internprojekt och egenskapen
Debiteras avmarkeras. Alla rapporteringar mot Internprojekt är rena
kostnader, alltså faktureras de inte.
Hur anges på enklaste
sätt att vissa rader i projektet ska vara debiterbara respektive icke
debiterbara?
Svar: På fliken Rader i rutin 110 anges om
artikelrader ska registreras som Artikelrad eller Budget kostnad. Om
Artikelrad väljs, blir raderna som registreras debiterbara om artikeln i
artikelregistret är markerad som debiterbar. Vid rapportering finns
möjlighet att ange om rapporteringen ska vara debiterbar eller icke
debiterbar. Om Budget kostnad väljs, blir raderna icke debiterbara,
oavsett om egenskapen Debiteras är markerad i artikelregistret eller inte.
Vid rapportering finns då inte möjlighet att ändra egenskapen Debiterbar.
Hur gör jag om projektet ska registreras på ett bolag, men
fakturan skickas till ett annat bolag?
Svar: I rutin 720
Kunder finns möjlighet att registrera en Fakturakund som automatiskt
hämtas vid registrering av projekt. Fakturakund kan även anges vid
registrering av projekt under knappen 4. Försäljningsvillkor i
sidoinformationen på fliken Orderhuvud. Om Fakturakund ska ändras på
projektet får det inte ligga i urval för fakturering i rutin 211
Fakturering.
Hur styrs på ett bra sätt vilket objekt eller
vilken avdelning projektet senare ska belasta i
redovisningen?
Svar: När ett projekt läggs upp, är det bäst om
det styrs så mycket som möjligt från rutin 781 Projekttyper. Följden blir
att registrering av projekt löper smidigare. När det gäller objekt och
avdelning måste dock en del frågor besvaras först. Vad representerar
objekt och avdelning egentligen? Är det artikeltyper, ordernummer, säljare
eller fasta objekt/avdelningar? Vad är det som styr vilket objekt eller
vilken avdelning intäkter och kostnader ska läggas på? Är det projekttypen
eller är det kunden? Exempel: När serviceorder registreras ska objektet
representeras av ett fast objekt = SERVICE, objektet kommer att vara
gemensamt för alla orderrader. Avdelningen ska representeras av
artikeltypen, artikeltyper kommer att finnas på raderna som registreras i
projektet. I rutin 781 Projekttyper anges då på fliken Kontodimensioner
för projekttypen S att objekt ska hämtas enligt det fasta värdet SERVICE,
och att avdelning ska hämta värde enligt typ Artikeltyp. Detta medför att
så snart ett projekt registreras med denna projekttyp, aktiveras
projekttypens egenskaper automatiskt.
Vad används en
projektmall till?
Svar: Projektmallar underlättar arbetet vid
registrering av likartade order eller projekt. De artikelrader som
registrerats i projektmallen kan hämtas in vid orderregistrering med
funktionen Hämta mall/offert.
Hur används fältet
Projektstatus i sidoinformationen under knappen 2. Orderdata på fliken
Orderhuvud?
Svar: Koderna för projektstatus styr om det går
att rapportera eller fakturera på projektet. Status visar alltså i vilket
läge projektet är. Det kan vara t.ex. P för pågående projekt eller A för
avslutat. Vid uttag av listor kan projektstatus styra vilka projekt som
visas på listan. Fältet är tillgängligt i alla rutiner där projekt
hanteras eller listas. Projektstatus hanteras i rutin 786 Projektstatus.
Med denna funktion anges även avslutsdatum för projekt och om de ska
städas bort. Städning sker i rutin 880 Städa Register.
Var
kan projektstatus ändras på projekt?
Svar: I rutin 8013
Order/Projektcentral med funktionen Ändra status, eller i rutin 120
Rapportering med funktionen Ändra projektstatus. Projektstatusen kan även
ändras i rutin 110 Projekt och 210 Fakturaunderlag.
Hur
registreras projekt där en viss del ska vara fastprisprojekt och övriga
delar löpande projekt?
Svar: Vid registrering av projekt finns
möjlighet att ange vilken projektgrupp de tillhör. Detta kan göras på
fliken Orderhuvud, i sidoinformationen under knappen 2. Orderdata i fältet
Projektgrupp. På så sätt kan det skapas underprojekt av olika karaktär
vilka ingår i en och samma projektgrupp. Vid utskrift av översiktslistorna
finns möjlighet att sortera på projektgrupp.
Kan blanketter
för ett projekt skrivas om?
Svar: Ja, öppna projektet och gå
till fliken Orderhuvud och välj knappen 6. Blankettset i
sidoinformationen. Markera de blanketter som ska skrivas om och Direkt
utskrift. Blanketterna skrivs ut när projektet sparas.
Rapportering
120
Kan tidrapporter ändras eller makuleras
innan de har blivit efterbehandlade?
Svar: Ja, de
tidrapporteringsrader som blivit fel korrigeras med tillägg av
minusrapporteringsrader.
Hur rättas en felaktig
tidrapportering efter att den efterbehandlats?
Svar: De
tidrapporteringar som blivit fel korrigeras genom minusrapportering av
samma antal.
Varför blir tidrapporteringens journal
felsummerad?
Svar: Någon av tidartiklarna är inte märkt med
löneart i artikelregistret. Lönearten anger vilken faktor de rapporterade
timmarna ska multipliceras med. I rutin 180 Lönearter finns de olika
lönearterna upplagda. Registrera lönearter här om det inte finns några. I
artikelregistret, rutin 710, anges löneartskoden på tidartiklarna under
fliken Artikel, i fältet Löneart.
Om tidrapportjournalen inte är
godkänd krävs följande åtgärder för att tidrapporten ska summera rätt:
Radera felaktiga tidrapporteringar. Ange löneart på tidartiklarna i
artikelregistret. Rapportera tiderna igen.
Om tidrapportjournalen är
godkänd krävs följande åtgärder: Minusrapportera felaktiga tider. Ange
löneart på tidartiklarna i artikelregistret. Rapportera tiderna
igen.
När används funktionen
Kundfaktura?
Svar: Funktionen används för att markera ett
projekt för slutfakturering. Projektet läggs då i urvalet för utskrift i
rutin 211 Fakturering. Om inte delsystem 200 Fakturering är installerat,
kan det fakturerade beloppet för projektet anges här.
När
används funktionen Ändra projektstatus?
Svar: Koderna för
projektstatus styr om det går att rapportera eller fakturera på projektet.
Status visar alltså i vilket läge projektet är. Det kan vara t.ex.
P för pågående projekt eller A för avslutat. Vid uttag
av listor styr projektstatus vilka projekt som visas på listan, t.ex.
pågående. Med denna funktion anges även avslutsdatum för projekt och om de
ska städas bort. Med städning tas projektet bort från systemet. Städning
sker i rutin 880 Städa Register.
Varför visas meddelandet
"Kan ej behandlas i denna rutin" för ett projekt som tas upp till
behandling i rutin 120?
Svar: Projektet är förmodligen
registrerat som en offert. Omvandla offerten till order i rutin 110
Projekt och öppna i rutin 120 igen.
Kan en projektstatus
väljas automatiskt när ett nytt projekt skapas?
Svar: Ja, i
rutin 781 Projekttyper i fältet Projektstatus anges den statuskod
projektet ska få vid nyregistrering.
Avstäm Projekt 121
Var hittar jag
uppgifterna i projektdagboken?
Svar: I rutin 8020
Utskriftscentral i mappen Transaktionslistor på listan
Projektdagbok.
Hur utesluts en rapporterad projektrad från
fakturan?
Svar: Öppna projektet i rutin 110 Projekt, välj
fliken Rader och markera aktuell rad. Välj sedan knappen 2. Radegenskaper
i sidoinformationen och avmarkera egenskapen Klar att fakturera. Tänk på
att markera Klar att fakturera när raden ska faktureras. Egenskapen Klar
att fakturera kan ändras i de flesta
rapporteringsrutiner.
Kan olika nummerserier användas för
olika projekt?
Svar: Ja, det går bra. Olika ordernummerserier
särskiljs av en inledande bokstav. I rutin 781 Projekttyper är det möjligt
att ange om projekttypen ska ha en egen nummerserie och hur den ska
numreras. Möjligheten att använda olika nummerserier kan bland annat
användas för att snabbt skilja olika typer av order eller projekt åt,
t.ex. A för anbudsprojekt och S för serviceorder. Det är också möjligt att
ange ordernummer manuellt vid registrering av order eller projekt. Denna
metod påverkar inte projekttypen. Nummerserien för olika blanketter
registreras eller ändras i rutin 790 Nummerserier.
Varför
visas meddelandet ”Rapportering redan påbörjad” när en projektrad ska
makuleras?
Svar: Om det är rapporterat mot projektraden kan
den inte makuleras. För att kunna makulera projektraden måste
rapporteringarna först nollställas. Börja med att ta ut listan Efterkalkyl
i rutin 8020 Utskriftscentral. Listan Efterkalkyl visar total rapporterad
kostnad och totalt rapporterat debiterbart på projektradsnivå.
Minusrapportera de rapporterade värdena enligt efterkalkylen i rutin 120
Rapportering. Därefter kan projektraden makuleras i rutin
121.
Hur ska ett projekt registreras för att projektrader
ska grupperas med allt material för sig och alla tider för sig, när listor
senare ska tas ut?
Svar: Först registreras de olika grupperna,
exempelvis material, arbetstid, övriga kostnader m.fl. i rutin 783
Kalkyltyper. I artikelregistret märks sedan artiklarna med koden för
kalkyltypen i fältet Kalkyltyp. Vid registrering av projektrader visas i
sidoinformationen under knappen 2. Radegenskaper vilken kalkyltyp artikeln
har. Det går även att ändra kalkyltypen här. På rapporten Kalkylsammandrag
i rutin 8020 Utskriftscentral under mappen Fakturalistor, kan resultatet
uppdelat på kalkyltyp visas.
Hur gör jag om artikelrader
ska summeras med t.ex. allt material för sig på
fakturan?
Svar: I rutin 782 Ack.rader kan benämningar läggas
upp som ackumulerar ett antal artikel- eller orderrader till en gemensam
rad med gemensam benämning på fakturan. Om vissa artiklar aldrig ska komma
ut på faktura med artikelbenämningen, kan en Ack.rad anges på artikeln i
artikelregistret, rutin 710. Ska Ack.rads-funktionen bara användas ibland,
kan den aktiveras per artikelrad på fliken Rader, under knappen 2.
Radegenskaper i sidoinformationen. För att denna hantering ska fungera
måste egenskapen Ack.rader vara markerad på fliken Huvud. Standardvärde
hämtas från projekttypen i rutin 781 Projekttyper.
Var
registreras olika leveransadresser för en kund?
Svar: I rutin
720 Kunder, på fliken Leveransadresser. Ange en kod för adresserna i
fältet Adresskod, denna används för att snabbt kunna hämta in rätt
leveransadress vid orderregistrering. Ny leveransadress för en kund kan
även registreras samtidigt med en order. Ange en ny adresskod och
registrera adressen efter en kontrollfråga. Enligt programmets
standardinställning kopieras kundpostens namn och adressuppgifter in som
leveransadress. Regler för inkopiering anges i rutin 791 Egenskaper
Kunder.
Vilken rutin används för blankettutskrift om frågan
”Senare utskrift av blanketter?” besvarades med Ja?
Svar:
Rutin 731 Blanketter.
När avslutas en order eller ett
projekt?
Svar: Order som är registrerad i delsystem 200 eller
400 avslutas i samband med fakturering, om det inte finns några restposter
kvar. De kan också avslutas manuellt i rutin 411 Utleverans med funktionen
Makulera restorder. Projekt som är registrerade i delsystem 100 avslutas
manuellt i rutin 120 Rapportering med funktionen Ändra projektstatus. Välj
en projektstatus där både rapportering och fakturering är spärrat. Olika
status kan registreras i rutin 786 Projektstatus.
Kan
projekttypen för en order bytas från Löpande till Fastpris eller
Anbud?
Svar: Det går bra att byta projekttyp från löpande till
fastprisprojekt, men det går inte att byta till
anbudsprojekt.
Hur byter jag projekttyp från Fast pris till
Löpande?
Svar: I rutin 741 Justera projekt, välj funktionen
Byt projekttyp. Ange vilken order bytet ska göras på och från och till
vilken projekttyp. I rutin 110 Projekt kan budgetsumman korrigeras, så att
budgeterat debiterbart motsvarar det fasta priset på projektet.
Korrigering sker antingen med nya debiterbara rader eller genom ändring av
befintliga rader. Tillägg/avdrags-rad kan användas. Tidigare faktureringar
på projektet kommer att räknas av från det fasta priset.
Slutavräkning 130
Vad
gör jag om felaktigt belopp visas under Faktureras, vid slutavräkning av
ett projekt?
Svar: Faktureras ska vara lika med det totala
budgeterade, debiterbara värdet på projektet. Har budget för projektet
förändrats, kontrolleras detta i rutin 110 Projekt. Kontrollera även att
alla projektrader är markerade som Klar att fakturera. Detta visas på
listan Fakturaunderlag i rutin 8020. Tänk också på att Aconto dras av
först vid slutfakturering. Kontrollera även att en Tillägg/Avdrags-rad
finns att räkna mot. Observera att det sistnämnda inte gäller projekt med
löpande räkning och takpris, där det totala rapporterade värdet är lägre
än budgeterat värde.
Egenskaper för
försäljning 791
När egenskapen för beräkning av
grundpris ändras från Påslag till TB under Egenskaper Försäljning – ändras
då alla artiklar i artikelregistret från Påslag till TB?
Svar:
Ändring av egenskapen påverkar inte redan registrerade artiklar, utan
endast de artiklar som registreras efter ändringen. För att ändra
beräkning av grundpriset för befintliga artiklar används rutin 740
Prisjustering, funktionen Justera manuellt. Välj justering med metod 7 och
genomför detta för önskat intervall av artiklar.
Kan
lagerpriset anges som en kostnad på orderraden?
Svar: Ja,
under fliken Kostnad/anmodan anges vilket inköpspris som ska hämtas vid
registrering av orderrader. Detta anges i fältet Kostnader i order. Vilken
kostnad som ska hämtas vid utleveranstillfället anges i fältet Kostnader
vid utleverans.
.: UPP :.
|