|
Registrera Faktura
210
Varför visas meddelandet Projektet upptaget av
XX i rutin 000?
Orsak: Vanligaste orsaken är att någon annan
arbetar med ordern. Spärren kan också bero på att någon fick tekniskt fel
vid registrering av ordern.
Svar: Gå till rutin 883 Kontrollera
projekt, kontrollera ordern och frisläpp den här.
Hur ska
projektet kunna registreras på ett bolag, men fakturan skickas till annat
bolag?
Svar: I rutin 720 Kunder finns möjlighet att registrera
standard Fakturakund som kommer att föreslås vid registrering av order.Vid
registrering av projekt/order i rutin 110/410 finns möjlighet att ange
Fakturakund. Om Fakturakund ska ändras på ordern får ordern inte ligga i
urval för fakturering.
Kan fakturan förhandsgranskas innan
utskriften görs?
Svar: Välj ikonen i verktygslisten eller
kortkommando F4.
I rutin 8020 Fakturalistor visar listan
Provfaktura hur fakturan kommer att se ut vid utskrift.
Provfakturan
tar hänsyn till Ack.rader och sortering på kalkyltyp, men inte till
eventuell samlingsfakturering.
Måste momskoden anges i första
inmatningsbilden i rutin 210?
Svar: Nej, ett standardvärde för
faktura- och orderförsäljning kan anges i under Egenskaper Försäljning;
dessa nås i rutin 791. Vid registrering av faktura eller order avgör
momskoden vilka intäktskonton som ska användas.
Är inte kundposten
upplagd med momskod i rutin 720 Kunder, tas uppgiften från faktura- eller
orderhuvud eller från standardvärdet i Egenskaper Försäljning; saknas
uppgifter på samtliga ställen förblir fältet momskod blankt. Tips!
Kontrollera i rutin 720 Kunder att momskod finns angiven för alla
kundposter. Kontrollera även att standardvärde finns angivet i
rutin 791 Egenskaper Försäljning.
Vilken lista ska
användas vid ofakturerade fakturaunderlag?
Svar: Välj Urvalslista i
rutin 211, eller listan Fakturaunderlag i rutin 8020 Fakturalistor.
Ange i fältet Urval om endast fakturerbara order ska skrivas ut. Listan
visar även orderrader. Välj listan Översiktskalkyl i rutin 8020
Fakturaöversikter för att visa ofakturerade ordernummer. Glöm inte
att markera Urval = Ofakturerade.
Varför uppdaterades
inte reskontran efter godkänd fakturautskrift?
Orsak: Ordern har
ett betalningsvillkor, som inte skapar reskontrapost.
Svar: Gå först
till rutin 720 Kunder och kontrollera vilket betalningsvillkor kunden har.
Gå därefter till rutin 822 Betalningsvillkor, där betalningsvillkoret
ändras. Ange J för Reskontra.
Hur makuleras en utskriven
och godkänd faktura?
Svar: Registrera en kreditfaktura. I rutin 210
Knapp Kreditera, krediterar hela ordern. Kreditfakturan skrivs sedan ut
precis som vanligt, antingen med knapp Skriv faktura i rutin 210, eller
i rutin 211 Fakturering. Om endast en del av en order ska krediteras,
gå in i rutin 210 Knapp Ändra fakturaunderlag, ändra antal och belopp på
raden till negativt värde. Fakturera sedan ut som vanligt. OBS! Alla
tidigare rapporteringar och delfaktureringar kommer att krediteras med
denna åtgärd.
Varför skrivs en faktura ut med felaktigt
momsbelopp?
Orsak: Ordern kan innehålla artikelrader med olika
momskoder. Detta kan bero på att någon momskod inte angavs, när
fakturaunderlaget registrerades i första inmatningsbilden. Därför hämtas
momskoden från artikelposten i artikelregistret.
Svar: Ändra
faktureringsunderlaget med rutin 210:2. Kontrollera sedan alla
artikelrader i nästa bild. Från något av fälten Normalpris eller Antal
visas artikelradens momskod i infofönstret. Med F9-Extra kan momskoden
ändras. OBS! Byte av momskod ändrar inte intäktskontot.
Hur
ställs fakturan upp om artikelrader ska summeras med t ex allt Material
för sig, när fakturan ska skrivas ut?
Svar: I rutin 782 Ack.rader
kan benämningar läggas upp, som sedan ackumulerar ett antal
artikel/orderrader, till en gemensam rad, med gemensam benämning på
fakturan. Om vissa artiklar aldrig ska komma ut på faktura med
artikelbenämningen, kan artikeln märkas i artikelregistret med Ack.rads
kod. Ska Ack.rads funktionen bara användas ibland, kan den aktiveras per
artikelrad från något av fälten Antal eller Normalpris. Tryck F9- EXTRA
och ange ack.rad för aktuell artikelrad. För att denna hantering måste
Ack.rad vara satt till J på ordern.Detta anges med J, i
fältet Er referens i rutin 110/410. Standardvärdet hämtas från
projekttypen i rutin 781 Projkettyper.
Varför kommer alla
artikel/orderrader med på fakturan, trots att de är märkta med
Ack.rad?
Orsak: Det kan bero på att ordern har Ack.rad satt till
N, eller att orderraden har Ack.rad blank eller med felaktig
kod.
Svar: Gå till rutin 781 Projekttyper och ändra projekttypen. Här
kan anges om Ack. rad ska hanteras J/N för denna projekttyp. Gå
till rutin 110/210/410 och ange Ack.rad J i sista inmatningsbilden,
från fältet Er referens, tryck F9-Extra för att nå fältet Ack.rad.Om
Ack.rad är satt till J på ordern, måste orderradernas Ack.rads
koder kontrolleras. Kontrollera även om koderna finns upplagda i rutin 782
Ack.rader.
Hur anges på ett enkelt sätt att det ska visas ören
repektive inte visas ören på en fakturarad?
Svar: I rutin 791
Egenskaper Försäljning, finns en egenskap Radbelopp avrundas till, där kan
anges 1.00, 0.10 o.s.v beroende på hur avrundningen av radsumman ska ske.
Även Fakturabelopp kan avrundas på samma sätt under Egenskaper
Fakturering.
Hur skrivs flera order ut för en kund när de ska
komma ut på en gemensam faktura?
Svar: Om kunden alltid vill ha
alla sina order på en faktura. Gå till rutin 720 Kunder. Flik
Försäljning/Fakturainformation och ibocka för Samlingsfaktura. Om kunden
endast vill att vissa order ska samlingsfaktureras kan detta anges per
order. Ändra markeringen i fältet samlingsfaktura.
Var
registreras olika leveransadresser för en kund?
Svar: I rutin 720
Kunder, Flik Leveransadresser. Här skapas en eller flera leveransadresser
för en kund. Ange en egen kod för adresserna i fältet Adresskod, denna
används för att snabbt kunna hämta in rätt leveransadress vid
orderregistrering. Ny Leveransadress för en kund kan även registreras
samtidigt med en order. Ange en ny adresskod och registrera adressen efter
en kontrollfråga.
Enligt programmets standardinställning kopieras
kundpostens namn och adressuppgifter in som leveransadress.Regler för
inkopiering ställs in i 791 Egenskaper Kunder
Var kan
reskontraposter registreras utan att skiva ut fakturor?
Svar: Gå
till rutin 212 Direktregistrera faktura. Här kan fakturor registreras utan
att behöva skriva ut dem. Rutinen används bland annat vid uppstart av
Pyramid, för att registrera gamla reskontraposter.
Hur ändras
konteringar på en utskriven och godkänd faktura?
Svar: Skriv ut
fakturajournalen i rutin 730. Gå sedan till rutin 881 Bokföringsorder. Här
kan konteringarna korrigeras. Gå tillbaka till rutin 730 och skriv ut
journalen på nytt. OBS! Korrigeringarna måste göras innan journalen
godkänns.
Om fakturautskriften inte godkänns, när får fakturan
nytt nummer?
Svar: Efter utskrift av fakturor med rutin 210/211.
Avbryts utskrift eller godkännande av utskrift, ligger fakturorna kvar i
urvalet för fakturering med samma fakturanummer. Om fakturan makuleras
från urvalet kommer den att få ett nytt nummer. Faktura utskrifter som
inte godkänts i 210 makuleras fakturanummer.
Hur ändras
nummerserien på fakturor?
Svar: Gå till rutin 790 Nummerserier. Här
kan nummerserien ändras på fakturor, order etc.
Det går bra att ändra
nummerserien uppåt, dvs. ange ett högre nummer, men inte nedåt.
Hur anges förfallodatum manuellt på ett
fakturaunderlag?
Svar: I rutin 210 välj knapp För.villkor. I
fältet betalningsvillkor ange E = Enligt överenskommelse. Nu kan
förfallodatum för debetfakturan anges. För att kunna ange förfallodatum på
en kreditfaktura måste egenskapen Förfallodatum på kreditnotor vara
ibockad, i rutin 791 Egenskaper fakturering,
Var ändras
förfallodatum på en utskriven och godkänd faktura?
Svar: Leta fram
fakturan i rutin 270 Kundreskontra och ändra förfallodatum.
När
avslutas en order?
Svar: Följande gäller vid avslut av order: Order
som är registrerad i delsystem 200 eller 400 avslutas i samband med
fakturering, om det inte finns några restposter kvar. De kan också
avslutas manuellt i rutin 411 Utleverans med kommando 4 = Makulera
restorder. Projekt som är registrerade i delsystem 100 måste avslutas
manuellt i rutin 120 Rapportering med knapp Ändra projektstatus. Flaggan
städas sätts till J, för att kunna avsluta projektet.
Hur krediteras felaktiga priser på en faktura?
Svar: Om
fakturan är utskriven och godkänd finns det följande alternativ att
korrigera ā-priset:
Alternativ 1
Kreditera den befintliga
orderraden och lägg sedan till en ny orderrad med rätt antal och ā-pris.
Fakturautskriften ger en faktura som motsvarar mellanskillnaden på det nya
priset och vad som tidigare fakturerats kunden. Om ordern registrerats i
rutin 110/410 så kommer den ursprungliga orderraden att ligga kvar som
olevererad i orderstocken. Om den inte ska levereras så kan rest antalet
ändras till 0 i rutin 411 Utleverans. Om hela ordern är färdiglevererad
kan restordern makuleras i rutin 411 Utleverans.
Alternativ
2
Kreditera med en fri artikel, fri artikel innebär att orrderaden
registreras genom att ange artikelkoden + . (punkt). Registrera sedan
mellanskillnaden som ska krediteras. Den fria artikeln kommer inte att
påverka lagersaldot, men transaktionen kommer att finnas på
transaktionslistan.
Alternativ 3
Registrera en orderrad med
enbart benämning, alltså ange ingen artikelkod. Registrera
mellanskillnaden som ska krediteras. Denna registrering kommer inte att
påverka lagersaldot, men transaktionen kommer att finnas på
transaktionslistan.
Alternativ 4
Kreditera den befintliga
orderraden och skriv ut kreditfaktura. Registrera sedan orderraden på nytt
med rätt priser och skriv sedan ut faktura.
Kan ett
fakturaunderlag ändras om utskriften inte är godkänd?
Svar:
Om Avbryt utskrift är valt, kan underlaget inte ändras. Först måste
ordern makuleras ur urvalet i rutin 211. Fakturanumret som ordern fick,
kommer att makuleras. Det makulerade fakturanumret kommer att redovisas på
fakturajournalen. Nästa gång fakturan skrivs ut får den ett nytt
nummer. Avbryt utskrift används bara i de fall papperet i skrivaren
trasslat sig eller att det har tagit slut. Om Makulera utskrift är
valt, så kan underlaget ändras. Fakturanumret som ordern fick kommer att
makuleras. Det makulerade fakturanumret kommer att redovisas på
fakturajournalen. Nästa gång fakturan skrivs ut får den ett nytt nummer.
Kan en faktura som tidigare är godkänd skrivas ut?
Svar:
Nej. Utskrift av en godkänd faktura, kan bara skrivas ut om
tillvalsmodulen Fakturaarkiv är installerad.
Hur justeras
ā-priset enklast?
Svar:
Exempel: Kund lägger order 10 st ā 5 kr,
gör utleverans och faktura. Tyvärr blev det fel ā-pris, skulle vara 4
kr.
Alternativ 1
Kreditera den befintliga raden -10 st ā 5 kr
och lägg till en ny rad med 10 st ā 4 kr, och skapa en kreditfaktua på
mellanskillnaden.
Första raden kommer att ligga kvar som olevererad i
orderstocken, ska inte fler leveranser göras, så kan restordern makuleras
i rutin 411, kommando 4.
Alternativ 2
Gör en kreditering med
en fri artikel (rätt artkod + .(punkt)) och lägg in mellanskillnaden i
ā-priset, 1 kr, och 10 st i antal.
I transaktionslistan ser det ut som
20 st levererats, men en fri artikel påverkar inte lagersaldot.
Alternativ 3
Justera med en enda rad totalbeloppet -10 kr, och
1 st i antal. Det går bra att gå förbi artikelkodsfältet och bara ange
text i benämningsfältet.
Alternativ 4
Skapa/skriv ut en
kreditfaktura på -10 st ā 5 kr, Skapa därefter en ny debetfaktura med rätt
ā-pris 4 kr, och antal 10 st. Använd samma ordernummer och
orderrad.
Kreditera den första raden med en kreditfaktura. Gör sedan en
ny orderrad med rätt pris.
Var anges att en valutafaktura ska
avrundas?
Svar: I rutin 825 Valutor, markera valuta och
välj Flik Faktureringsavgifter fält avrundning.
Vad är en
setartikel och vad är skillnaden mot en vanlig artikel?
Svar: En
setartikel är en grupp av artiklar och textrader. Setartiklar finns inte i
artikelregistret. De är avsedda för att underlätta
orderregistrering.
Se även tips i hjälpfilen.
Hur skrivs
fakturaetikett ut, format FAET?
Svar:Den kan skrivas ut i samband
med fakturering. Förutsättning är att etiketten finns inlagd i rutin 780
Blankettset.
Kontrakt
214
Hur avslutas ett kontrakt?
Svar: Gå till
rutin 214 Kontrakt. Välj Ändra kontrakt och ange ordernumret. Välj knapp
1. Kontraktsdata, ange slutmånad i fältet Slutmånad kontrakt.
Direktregistrera faktura 212
Kan reskontraposter registreras utan att fakturor skrivs
ut?
Svar: Ja, i rutin 212 Direktregistrering av faktura kan
fakturor registreras utan att skrivas ut. Rutinen används bland annat för
att registrera gamla reskontraposter vid uppstart av
Pyramid.
Acontofakturering 213
Hur krediteras en
acontofaktura?
Svar: En kreditfaktura skapas på samma sätt som
en debetfaktura i rutin 213, med den skillnaden att ett minusbelopp anges
för att skapa en kreditfaktura. Fakturan skrivs ut i rutin 211
Fakturering.
Hur skapas acontofakturor utan moms, det vill
säga all moms ska debiteras på slutfakturan?
Svar: För varje
acontorad ska momskod 4 (Momsfritt inom landet) anges. Fältet Momskod
återfinns under knappen 2. Artikel i sidoinformationen. All moms
debiteras sedan på slutfakturan.
Inbetalning 220
Vad gör jag när jag får
meddelandet Reskontraposten upptagen av XX i rutin
000?
Svar: Gå till rutin 884 Kontrollera reskontra. Ange
fakturanumret och svara ja på frågan om du vill frisläppa fakturan.
Fakturan är sedan fri att hanteras igen.
Hur avräknas en
kreditfaktura mot en debetfaktura?
Svar: I rutin 220 väljs
funktionen Registrera betalning. Ange debetfakturans nummer och välj
betalningssätt 4=Kreditnota/Tillgodo. Välj vilken kreditnota som
debetfakturan ska avräknas mot. Är ett företag registrerat både som kund
och leverantör med samma företagskod, kan även leverantörsfakturor (debet)
avräknas.
Hur utbetalas en kreditfaktura direkt till
kund?
Svar: I rutin 220 väljs funktionen Utbetala kund. Ange
kreditfakturans nummer och rätt betalningsuppgifter.
Varför blir fakturans restbelopp en kassarabatt vid
betalningsregistrering?
Svar: Vid registreringen av
inbetalningen angavs ett lägre belopp än fakturabeloppet. I rutin 791
Egenskaper Kundreskontra är det angivet en gräns för när skillnaden ska
betraktas som kassarabatt istället för rest och denna gräns understigs nu.
Ska beloppet inte bli kassarabatt, gå till knappen Kassarabatt i
sidoinformationen och ange 0 (noll) i fältet Kassarabatt. Då blir beloppet
automatiskt restbelopp.
Kan en kreditfaktura avräknas mot
en debetfaktura när de inte har samma kundkod?
Svar: Nej,
registrera först betalningen för debetfakturan med funktionen Registrera
betalning. Registrera sedan kreditfakturan med funktionen Utbetala
kund.
Varför saknas inbetalningskontot på vissa
konteringar?
Svar: Det betalningssätt som används har inte
något konto angivet i rutin 830 Standardkonton. Ange rätt konto i rutin
830 och rätta sedan konteringarna på inbetalningsjournalen i rutin 881
Bokföringsorder. Läs om tillvägagångssättet i rutin 881 under FAQ för
delsystem 800 System.
Hur ändras konteringen på en
inbetalning?
Svar: Skriv ut inbetalningsjournalen i rutin 730
Journaler. Ändra konteringen i rutin 881 Bokföringsorder. Läs om
tillvägagångssättet i rutin 881 under FAQ för delsystem 800 System. Skriv
sedan om journalen i rutin 730.
Räntefaktura 221
Hur gör jag för att en
faktura inte ska tas med vid räntefakturering?
Svar: Välj
funktionen Ändra egenskap i rutin 221. Ange fakturanumret och avmarkera
fältet Räntefaktureras. Egenskapen kan även ändras i rutin 270
Kundreskontra eller i rutin 220 Inbetalning under knappen Egenskaper
i sidoinformationen.
Kan en räntefaktura skrivas om trots
att den första utskriften har blivit godkänd? I detta fall godkändes
utskriften innan den blivit kontrollerad.
Svar: Ja, det kan
den. Den räntefaktura som skrivits ut ska avskrivas, detta sker i rutin
221 med funktionen Avskriv räntefaktura. Åtgärden spegelkonterar
räntefakturan på räntefakturajournalen och i reskontran sätts
fakturabelopp och restbelopp till noll. Ny utskrift kan ske efter att de
fakturor som räntefakturan beräknats från har blivit återställda. Detta
görs i rutin 270 Kundreskontra. Har fakturan inte räntefakturerats
tidigare ska fältet Räntefakturadatum vara blankt, annars anges föregående
räntefaktureringsdatum. Egenskapen Klar avmarkeras. Gå igenom alla berörda
fakturor på samma sätt. När detta är klart kan ny räntefakturering
göras.
Påminnelser 222
Hur gör jag för att "Kreditnotor, Ej förfallna &
Övriga" ska komma med på påminnelser?
Svar: I rutin 222, under
funktionen Skriv påminnelser, markeras i Urval för "Ej förfallna + Kredit"
att Ej förfallna fakturor, Förfallna men ej påminda, Kreditnotor samt
Leverantörsfakturor ska komma ut på påminnelserna.
Går det
att skriva ut en lista på vilka kundfakturor som är påminda mer än 3
gånger?
Svar: Ja, i rutin 8020 Utskriftscentral med listan
Reskontralista i mappen Kundreskontralistor. Markera i Urval alternativet
Endast inkasso (3 påminnelser).
Fakturalistor 8020
Vilken lista ska användas vid
ofakturerade fakturaunderlag?
Svar: Välj Urvalslistan i rutin 211
Fakturering. Det går även att skriva ut listan Fakturaunderlag i
rutin 8020 Utskriftscentral. Denna lista är mer detaljerad och visar även
orderrader.
Kundreskontralistor 8020
Går det att skriva
ut en lista på vilka kundfakturor som är påminda mer än tre
gånger?
Svar: Ja, i rutin 8020 välj Reskontralista och
markera i urval Endast inkasso (3 påminnelser).
Vilka
inställningar krävs för att jag ska kunna skriva ut en
kvartalsredovisning?
Svar: EU-momsregistreringsnummer ska vara
angivet för kunden i rutin 720 Kunder, detta går att ange i
efterhand. Momskod 9 ska vara angivit i orderhuvudet på
order/faktura. Denna uppgift går inte att ändra efter godkänd
fakturering.
Egenskaper
kundreskontran 791
Vad innebär gräns för restbelopp,
kr?
Svar: Det går att styra hur stor del av en fakturas restbelopp
som ska bokföras som kassarabatt vid inbetalning. Styrningen sker i kronor
eller procent.
Vad innebär minsta
ränta/faktura?
Svar: Är en fakturas räntebelopp vid
inbetalning under denna gräns, avskrivs räntebeloppet. Endast fakturor med
räntebelopp lika med eller högre än gränsen, kommer att räntefaktureras i
rutin 221 Räntefakturering.
Vad innebär minsta
ränta/räntefaktura?
Svar: För att en räntefaktura ska skrivas,
krävs dels att den enskilda fakturans ränta når upp till beloppsgränsen
(minsta ränta/faktura), dels att summan av alla fakturors räntebelopp når
upp till utsatt minimibelopp för räntefakturering (minsta
ränta/räntefaktura).
Vad innebär bevakningstid
månader?
Svar: Detta ger möjlighet att styra hur länge fakturors
räntor ska bevakas. Om räntan inte har utfakturerats inom denna tid,
kommer den att avskrivas automatiskt genom att egenskapen Räntefakturering
klar är markerad.
Egenskaper för försäljning
791
När egenskapen för beräkning av
grundpris ändras från Påslag till TB under Egenskaper försäljning; ändras
då alla artiklar i Artikelregistret från Påslag till TB?
Svar:
Ändring av egenskapen kan inte påverka redan registrerade artiklar, men
väl alla artiklar som registreras efter en ändring. För att ändra
beräkning av grundpriset för tidigare befintliga artiklar, gå till rutin
740 Prisjustering/Justera manuellt, välj justering med metod 7 och
genomför detta för önskat intervall av artiklar.
Fakturaarkiv - 8125
Hur
påverkas filnamnet när det sker en ändring på fakturalayouten?
Svar:Vid varje ändring av fakturalayouten sparas en fil i Pyrapp med
filtillägg 001, 002 o.s v, t.ex rafakt.001. Detta för att rätt layout ska
skrivas ut från fakturaarkivet. Filen får aldrig raderas!
Går
det att skriva ut ett intervall av fakturor?
Svar:Ja, det fungerar
vid sortering på Datum då ett datumintervall angivits. Ange önskat
intervall och därefter F6/Auto.
.: UPP :.
|